Los sistemas de gestión para la prevención de delitos en las pequeñas empresas

Pymes y Recursos Humanos/Financieros

Llevar a cabo la implantación y el mantenimiento en las personas jurídicas del modelo de organización y gestión exigido por el artículo 31 Bis del Código Penal no resulta tarea fácil. Esto se debe a que no todas las empresas cuentan con la misma organización interna y recursos, ni con el mismo número de trabajadores, por lo que, a la hora de establecer  el responsable de cumplimiento normativo y los protocolos de actuación,  así como los responsables de supervisar los controles establecidos resulta una tarea de especial complejidad.

Supuestos

Por ello, podemos distinguir tres tipos de supuestos que podrían darse en las Pymes españolas a la hora de llevar a cabo estos requisitos:

1. En las personas jurídicas de pequeñas dimensiones autorizadas a presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, las funciones de supervisión pueden ser asumidas directamente por el órgano de administración, sin necesidad de nombrar un Compliance Officer.

Este supuesto constituye la realidad de las empresas españolas. Será el propio administrador de la persona jurídica el que asuma la función de responsable normativo o Compliance Officer. Para poder llevar a cabo esta labor deberá contar con el apoyo de los responsables de cada departamento que conocen en profundidad las tareas y funciones a controlar de la empresa así como la ayuda de otro personal en calidad de asesor (abogados, economistas..) Éstos últimos serán normalmente los encargados de implantar y supervisar el modelo de organización y gestión establecido en las empresas.

2. También debemos resaltar que la mayoría de las Pymes españolas tienen recursos humanos escasos y en muchos casos son profesionales que desempeñan funciones propias de su actividad (ejemplo, médicos en una clínica).

En la práctica no es posible controlar a estos profesionales ya que en ese tipo de empresas no hay personal cualificado para realizar los controles establecidos. Por este motivo la única sistemática eficaz y aplicable en la práctica es la rotación de dichos profesionales para llevar a cabo la función de controlar las actividades del resto de sus compañeros.

Además, la asignación fija de un solo responsable en este tipo de empresas crearía dos tipos de problemas: por un lado, el exceso de carga de trabajo del responsable nombrado, ya que deberá llevar a cabo la actividad propia de su puesto de trabajo y asimismo los diversos controles establecidos para el resto de empleados;  y por otro lado, supondría un factor de generador de conflicto entre sus propios compañeros al ser siempre la misma persona la que controle al resto.

Asimismo, a través del sistema de rotación se consigue el objetivo que persigue el artículo 31 Bis del Código Penal: “trasladar a la actuación del personal de la empresa una cultura ética, de forma natural a través de un método o sistema de control en el que todos participan”.

3. También existen otras Pymes que sin ser grandes empresas cuentan con una central y distintos centros o delegaciones situadas en localidades diferentes.

En este caso, se nombrará a un responsable de cumplimiento normativo (Compliance Officer) en la empresa central y diferentes responsables en las distintas delegaciones o centros que la forman. Estos responsables designados llevarán a cabo la función de control encomendada y asimismo podrán instaurar el sistema de rotación indicado en el apartado anterior.

A través de los pertinentes informes que realicen los responsables permitirán al Compliance Officer designado en la central supervisar todas las delegaciones y centros sin necesidad de desplazamientos conociendo así la evolución de los controles y las actuaciones a realizar.

Puesta en Marcha de un sistemas de gestión para la prevención de delitos

Resulta inviable para las Pymes españolas asumir el trabajo y los costos que supone la confección artesanal de un modelo basado en horas de trabajo y una práctica imposible de llevar. Por ello Supervisor Jurídico es una herramienta que permite a las personas jurídicas ser autosuficientes en la implantación del modelo y gestionar sus controles de una forma sencilla y eficaz con un costo asequible para cualquier empresa, pues para la implantación o puesta en marcha del modelo tan solo deben conocer las explicaciones que contienen cada uno de los vídeos de la plataforma adquiriendo así la información necesaria.

A través de esta plataforma  las empresas podrán cumplir los requisitos exigidos del artículo 31 del Código Penal con el fin de quedar exenta de responsabilidad penal como consecuencia de los delitos que pudieran cometerse en el seno de la empresa.

Del mismo modo, el encargado de cumplimiento normativo (Compliance Officer) a través de esta herramienta podrá realizar las tareas propias del mismo de una manera sencilla y cumpliendo con las exigencias legales del nuevo artículo 31 Bis, ya que facilita la implantación del modelo de organización y gestión y la eficacia del cumplimiento de sus deberes de supervisión y control a través de sus procesos automáticos, requisitos imprescindibles para que la persona jurídica quede exenta de responsabilidad penal.