Artículo 31 bis.5.4ª Cp

Como en anteriores publicaciones, vamos a analizar otro requisito de los modelos de organización y gestión previsto en el art.31 bis.5.4ª Cp, el denominado comúnmente «Canal de denuncias».

Riesgos e incumplimientos

El precepto dispone que los modelos de organización y gestión “Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención”.

Para que la empresa pueda gestionar correctamente esta obligación, es necesario que dentro de la misma exista una cultura ética que favorezca que las comunicaciones de este tipo que se dirijan al Compliance Officer no sean entendidas como deslealtad entre compañeros o puedan dar lugar a represalias o conflictos internos.

Se trata de implicar al personal de la empresa en el cumplimiento normativo, de forma que todos velen por la correcta aplicación tanto de la normativa interna como de la legislación aplicable a la actividad de la empresa en la medida en la que su puesto de trabajo se lo permita.

Los empleados de la empresa han de tener la seguridad de que el proceso de traslado de la información o el procedimiento de denuncias tiene la única finalidad de prevenir aquellas irregularidades, incumplimientos o quejas que se encuentren relacionadas con el modelo de gestión o bien con las conductas que puedan implicar un riesgo penal para la empresa.

El Manual para Empresas sobre «Ética anticorrupción y Elementos de Cumplimiento» elaborado por la OCDE, UNODC, y el Banco Mundial para combatir la corrupción dentro del sector empresarial, recomienda que para que los programas de cumplimiento sean efectivos, es imprescindible «asignar a los empleados y otros la tarea de exponer preocupaciones e informar violaciones tan pronto como sea posible. Para este efecto, la empresa debe proporcionar canales seguros y accesibles a través de los cuales los empleados y otros puedan cumplirla confidencialmente y sin riesgo de represalias.»

El canal de denuncias

El canal de denuncias ha de garantizar la confidencialidad de la información, protegiendo la identidad de los denunciantes y denunciados y salvaguardando en todo caso los derechos de los trabajadores.

Ha de tratarse de un mecanismo «accesible», es decir, que pueda utilizar con facilidad cualquier persona relacionada con la empresa y que le conduzca directamente a contactar con el responsable de cumplimiento normativo sin tener que sobrepasar otros límites jerárquicos de la estructura de la empresa.

Con ello se trata de evitar que las denuncias de irregularidades e incumplimientos que un empleado o colaborador realicen de sus superiores sean «interceptadas» por los implicados y no lleguen a conocimiento del Compliance Officer.

Las ventajas de Supervisorjurídico.com

La plataforma Supervisorjurídico.com contiene un canal de denuncias interno entre la empresa y el Compliance Officer que reúne todas las características detalladas en párrafos anteriores.

A través del mismo, cualquier empleado, directivo o colaborador de la empresa puede contactar con el Compliance Officer o supervisor a través de la cumplimentación de un formulario específico de denuncias y recibir información acerca del estado de su denuncia.

Este canal cumple con las exigencias legales relativas a la protección de datos personales tanto para denunciante como para denunciado.

Además, la recepción de denuncias se realiza en el perfil privado del supervisor, al que la empresa no tiene acceso en ningún momento,  salvaguardando la confidencialidad absoluta de las comunicaciones entre denunciante y Compliance Officer.

Por su parte, el Compliance Officer puede realizar la valoración y seguimiento de los procesos de denuncia desde la propia plataforma.  Para ello, puede introducir las medidas adoptadas para la verificación y gestión de la información denunciada así como las medidas adoptadas por la empresa si resultan ciertos los hechos denunciados y es necesaria una actuación disciplinaria o de cualquier otra índole para resarcir o prevenir los daños que conlleven.

Por último, la plataforma también permite al Compliance Officer la creación de informes y documentos confidenciales relacionados con las denuncias recibidas. Éstos podrán ser adjuntados a expedientes disciplinarios o administrativos que se aperturen a consecuencia de las denuncias presentadas.